Har ni en AI-policy på plats?

AI har på kort tid gått från experiment till vardag i många svenska företag. AI-verktyg som tidigare krävde teknisk kompetens används idag av många, i allt från projektledning och analys till innehållsskapande och beslutsstöd. Enligt en färsk rapport har 76 % av svenska företag redan börjat använda AI i någon form, vilket gör oss till ett av Europas mest AI-drivna länder.

Det är en tydlig utveckling som pekar på att AI-användningen ökar snabbt, men reglerna hänger inte med. Många företag saknar tydliga riktlinjer för vad som är tillåtet, vilka verktyg som får användas och vem som tar ansvar om något går fel. Därför blir behovet av en AI-policy extra viktigt.

Men, tänk på att en AI policy inte bara ska vara en samling riktlinjer. Det ska ses som ett affärsstrategiskt verktyg som ska hjälpa er att använda AI på ett säkert, tryggt och hållbart sätt. En AI-policy kommer också att hjälpa er att skapa struktur, minska riskerna och göra det lättare att ta vara på tekniken där det verkligen gör skillnad.

AI utan riktlinjer

Det är onekligen så att företag ligger i olika faser av sin AI-resa. Vissa har utvärderat lösningar och gjort omfattande implementationer. Andra har börjat i det lilla, kanske genom att testa ChatGPT, Copilot eller andra generativa AI-verktyg. Oavsett nivå har många tagit AI-tekniken i bruk utan att ha en tydlig ställning till hur den ska användas. AI har utvecklats så snabbt att många företag helt enkelt börjat använda och implementera AI-verktyg innan de hunnit sätta en policy.

I praktiken innebär det att AI används utan att det finns:

• Klara riktlinjer för datadelning och informationssäkerhet
• Tydliga flöden för att godkänna och implementera nya verktyg
• Uppföljning av hur AI påverkar arbetsflöden och beslutsfattande
• Gemensam förståelse för vilka risker som finns

Därför är en AI-policy affärskritisk

Att ha en AI policy på plats är att möjliggöra rätt användning av AI, med tydliga ramar som skyddar både företaget och dess intressenter/kunder:

Här är fyra skäl till varför en AI-policy är viktig:

1. Dataskydd och efterlevnad

Många AI-verktyg kräver att användaren matar in data och ofta ska detta göras  direkt i molnbaserade system. Det kan handla om interna texter, kundinformation, affärsstrategi eller känslig statistik som ska delas. I värsta fall innebär det att GDPR bryts, eller att sekretessbelagd information lämnar organisationens kontroll.

En AI-policy förtydligar vad som får delas, hur data ska hanteras och vilka säkerhetskrav som gäller. Den blir därmed ett viktigt verktyg för att undvika oavsiktliga regelbrott.

2. Etiskt användande och transparens

AI är inte neutral. Den påverkas av den data den tränats på, av hur den används, och av vem som kontrollerar den. Utan riktlinjer kan AI förstärka bias, producera missvisande resultat eller fatta beslut som ingen förstår.

En AI-policy skapar transparens kring hur tekniken används, när mänsklig granskning är nödvändig och vad som gäller vid automatiserat beslutsfattande. En policy tydliggör också att ansvaret för ett beslut ska ligga hos människan, inte tekniken.

3. Kontroll över vilka AI-verktyg som används

I många företag används AI-verktyg som aldrig godkänts av IT eller ledning. Det gör att risken ökar för att osäkra, opålitliga eller olämpliga verktyg får fäste i verksamheten. Genom att ha en tydlig lista över godkända verktyg och sätta upp processer för hur nya verktyg ska utvärderas, skapar man kontroll, utan att kväva innovation.

4. Förberedelse inför kommande reglering

EU:s kommande AI Act kommer att kräva att vissa AI-tillämpningar granskas, dokumenteras och riskbedöms. Företag som redan har en AI policy på plats står betydligt bättre rustade för att möta dessa krav. Dessutom visar man för kunder, partners och tillsynsmyndigheter att man har koll och att man arbetar ansvarsfullt.

Vad bör en AI-policy innehålla?

Det finns egentligen ingen universell mall för en AI-policy. Dock finns det vissa delar som alltid bör finnas med. Först och främst är det viktigt att policyn är anpassad till verksamheten och skriven på ett språk som är lätt att förstå och praktisk att använda.

Här är några saker man ska tänka på:

• Syfte och omfattning: Vad gäller policyn för och varför finns den?
• Ansvar och roller: Vem får använda AI? Vem godkänner nya verktyg? Vem granskar efterlevnad?
• Dataskydd: Vilken information/data får användas med AI-verktyg? Vad är förbjudet att dela?
• Etik och transparens: När krävs manuell granskning? Hur säkerställs att beslutsstöd är spårbara och rimliga?
• Lista över godkända verktyg: Vilka AI-system får användas idag? Hur godkänns nya?
• Utbildning och kommunikation: Hur säkerställer ni att alla känner till policyn?
• Revision och uppdatering: Hur ofta ses policyn över, och av vem?

Från idé till verklighet: bygg AI-policyn stegvis

Det viktigaste är att börja. En AI-policy behöver inte vara komplett från dag ett. Den kan växa fram stegvis, men den måste ha förankring i både ledning och verksamhet.

Börja med att kartlägga hur AI redan används, sätt ramar för syfte och ansvar och skapa ett första utkast som är enkelt och relevant. Se till att policyn förankras i organisationen och används i praktiken, så blir den ett stöd i vardagen och inte bara ett dokument.

I grunden handlar en AI-policy om ledarskap. Det är ett sätt att ta ansvar för hur ny teknik påverkar verksamheten och att undvika att viktiga beslut lämnas åt slumpen eller enskilda medarbetares egna bedömningar. Den gör det lättare att följa regler, bygga förtroende och använda tekniken där den gör mest nytta.

Ta nästa steg med Netmine

Behöver ni stöd i att ta fram en AI-policy som fungerar i praktiken? Vi hjälper er att kartlägga nuläget, identifiera risker och möjligheter och skapa en policy som inte bara uppfyller krav utan också stärker er affär.