Så fungerar Microsofts e-postfilter – och hur du undviker skräppostfällan

Vi försöker alla navigera regler och säkerhetskrav. Det är inte alldeles lätt att veta vad som är ”tillåtet” utan att riskera att få din mail och domän svartlistad hos Microsoft för att sedan leverera dina mail bland skräpposten hos mottagaren.

Vad påverkar om ditt mejl klassas som skräppost?

Vi har listat några filter och regler som kan vara extra bra att känna till. Dina mail granskas och poängsätts baserat på:

• Innehållet (vad innehåller mailet)
• Avsändaren (vem är ni)
• Rykte (har någon tidigare anmält mail som skräppost)
• Metadata (hur brukar er organisation skicka mail)
• Sannolikheten att mailet är massutskick (många mail och olika mottagare)
• Phishingrisk
• Antal länkar och ev dåliga länkar

Extra filter på mottagarsidan du bör känna till

Du kan råka ut för extra hårda filter på mottagarsidan, det kan vara:

• Filtrering baserat på ämne
• Bilagor
• IP-regler
• Domän-blockering
• Språk

Skydd som Microsoft Defender AI bedömer i realtid ditt språkmönster, metadata, användarbeteende och analyser och upptäcka eventuella förändringar direkt.
Länk till artikel: Tror du att din domän blivit svartlistad? Testa er trovärdighet och status för din e-post

Bästa praxis för återkommande mail och bekräftelser

Om ni måste skicka många repetitiva utskick kan ni tänka på följande:

• Alltid använda en konsekvent avsändaradress (t.ex. bekraftelse@företag.se)
• Ha ett tydligt och enhetligt ämne som “Din bokningsbekräftelse från Företag AB”
• Använda en header i mailet: List-ID: eller X-Mailer som mottagarens IT-avdelning kan filtrera på

Detta hjälper mottagaren att hjälpa er. För ingen tycker det är kul att öppna och läsa varje bekräftelse man får, vilket tyvärr kan dra ner er trovärdighet. Så hjälp mottagarem att automatisera det! Skapa regler i inkorgen, för vem gillar inte att ha en städad inkorg? Länk till artikel: Guide: Skapa regler i Outlook

Massutskick från egen e-post – undvik helst eller gör alla rätt!

Vi brukar starkt avråda från att skicka massmail med inbjudningar och nyheter från sin egna epost. Detta kan skapa en del problem så som:

• Trigga spamfilter hos mottagarna (särskilt om du har många mottagare i samma domän)
• Blockeras av Microsoft/Google om du överskrider sändningsgränser
• Skada ditt domänrykte om någon markerar mailet som skräppost
• Bryta mot GDPR eller spamlagar om du inte inkluderar avregistreringslänk

Vi rekommenderar att man använder en tjänst för utskick av massmail. Det finns många leverantörer att välja på och de har olika funktioner och passar olika verksamheter. Du kanske har hört talas om Mailchimp https://getanewsletter.com | Getanewsletter https://getanewsletter.com | Brevo https://www.brevo.com |

Ett tips på en mellanväg är MailMerge365 som finns i Microsoft AppSource https://www.mailmerge365.com

Tips: Så lyckas du med större utskick utan att svartlistas

Om du ändå vill använda din egen mail – så gör det rätt:

1. Använd "hemlig kopia"
   Lägg alla mottagare i hemlig kopia-fältet. Det skyddar mottagarnas integritet och minskar risken att du fastnar i filter.

2. Begränsa antalet mottagare/mail
   Skicka till max 500 mottagare per mail. Vänta 5–10 minuter mellan varje batch (för att undvika throttling). Outlook/Microsoft 365 tillåter max ca 10 000 mottagare per dag, men har gräns på ca 30 mail/minut för vanliga konton.
   
   
3. Skriv ett "personligt" men korrekt mail
   Tydlig ämnesrad: Inbjudan: Webinarium 4 juli – Så lyckas du med onboarding
   Bra inledning: Hej! Vi vill gärna bjuda in dig till ett kostnadsfritt webbinarium...
   Lägg till en länk till anmälan, tänk på att länken inte får vara förkortad.
   Lägg till avregistreringsmening som ”Vill du inte ha fler maill från oss? Svara med "avregistrera".

4. Testa innan du skickar
   Skicka till dig själv och testa leverans, länkar och hur det ser ut i mobilen.

5. För större utskick – skapa en distributionslista eller dela upp
   Om du vill skicka till fler än 500 personer, dela upp i 4–5 separata mail. Skapa kontaktgrupper i Outlook (distributionslistor) och använd Outlooks “Koppla dokument” (mail merge) via Word/Excel för att anpassa namn och skapa personlig känsla. Era mottagare kan hjälpa er att minimera risken för er att svartlistas genom se till att läsa era mail, göra inställningar som släpper era mail i sina filter.

Kört fast med er epostkonfiguration?

Vi sätter gärna upp Microsoft Defender, SPF, DKIM och DMARC eller testa din domänstatus. Kontakta oss i Teknikergänget, vi hjälper dig gärna!