5 vanliga IT-problem – konkreta tips för en stabil IT-drift

Visste du att nästan hälften av alla rapporterade IT-problem i Sverige orsakas av mänskliga misstag eller systemfel, sådant som i många fall hade kunnat förebyggas med något så enkelt som en uppdaterad backup eller att stänga ner oanvända användarkonton?

För många verksamheter är det inte de uppenbara hoten som skapar IT-problem, utan de där små, vardagliga missarna i systemhantering, uppdateringar, säkerhetsrutiner eller backupstrategier. Det kan handla om programuppdateringar som skjuts upp “för att det tar tid”, tills en dag då hela systemet kraschar och både kunder och intäkter går förlorade.

Vanliga fallgropar i företagens IT-drift

1. System som inte uppdateras i tid
   En till synes harmlös “vi tar uppdateringen nästa vecka” kan öppna dörren för både IT-problem, driftstopp och allvarliga säkerhetshål. En äldre programvara kan krascha vid fel tillfälle, eller så kan en känd men ouppdaterad sårbarhet utnyttjas av angripare för att ta sig in i systemet. Ett affärssystem som inte uppdaterats på månader kan plötsligt lägga av och strypa hela din IT-drift, mitt under ett produktionsstopp. Har man en tydlig uppdateringsplan och automatiserade processer på plats minskar risken att kritiska uppdateringar prioriteras eller glöms bort.
   
   
2. Backupen finns, men fungerar inte i praktiken
   Många tror att de har en säker backup, tills det är dags att använda den. Först då upptäcker man att en återställning kommer att ta dagar eller att backupfilerna är korrupta. En server kan krascha och backupen visar sig vara två månader gammal, vilket kan innebära att fakturor, kunddata och projektfiler är borta. Att ha en fungerande strategi för sin backup innebär att man inkluderat all kritisk data, att man har flera kopior på olika medier, att en kopia lagras offsite, att backuper sker regelbundet och är krypterade  och att återställningen testas så att man säkert vet att den fungerar.
   
   
3. Svaga länkar i leverantörskedjan
   Även om din egen IT-miljö är i toppskick och IT-driften löper problemfritt, kan en underleverantör bli din akilleshäl. Om en molntjänstleverantör drabbas av driftproblem kan din produktion eller webshop ligga nere i timmar eller dagar. Genom att ställa tydliga krav i avtal, göra säkerhetskontroller av leverantörer och ha en alternativ lösning redo minskar du risken att deras IT-problem blir dina.
   
   
4. För många manuella moment - den mänskliga faktorn
   Ju fler manuella steg man har i sina arbetsflöden, desto större är risken för mänskliga misstag. Det kan handla om att en anställd råkar radera en mapp med viktiga dokument, eller ändrar en inställning som får systemet att sluta fungera. Genom att automatisera återkommande processer minskar man beroendet av manuella moment och därmed risken för misstag. Med koll på behörigheter, versionshantering och rätt stöd till personalen kan de små misstag stoppas innan de växer och ställer till det rejält.
   
   
5. Gamla konton är en enkel väg in för obehöriga
   Gamla inloggningar som ingen tagit bort eller standardlösenord som använts alltför länge kan verka oskyldigt, men det är alltför ofta just de svagheter som ger obehöriga en enkel väg in. Ett gammalt konsultkonto som fortfarande är aktivt kan till exempel bli en inkörsport för att stjäla data. Med regelbundna säkerhetsgenomgångar och en tydlig rutin för att med en gång stänga ner oanvända konton minskar du risken för IT-problem.

Så här säkrar du en stabil IT-drift

Att jobba förebyggande inom IT-säkerhet betyder mer än att agera när något går sönder, det innebär att bygga en stabil drift som klarar både tekniska problem och mänskliga felsteg. Det är fullt möjligt att bygga en sådan miljö, och det bästa är att det varken kräver enorma budgetar eller avancerade systemlösningar.

Nyckeln är att kombinera rätt teknik med tydliga, enkla arbetssätt och en kultur där alla på företaget,  inte bara IT-avdelningen, tar ansvar och har kunskap om IT-driften. Kartlägga riskerna och ha regelbundna genomgångar av både interna system och externa leverantörer.

Prioritera det mest affärskritiska och ge dessa delar extra skydd och övervakning. Det kan handla om att identifiera vilka system, filer eller processer som är allra viktigast för verksamheten – till exempel kunddata, ekonomisystem eller produktionssystem och ge dem starkare säkerhet eller regelbundet testa att de fungerar som de ska även vid störningar.

Automatisera och övervaka uppdateringar, backuper och behörigheter för att minska risken för mänskliga missar. Till exempel kan servrar och datorer ställas in så att de gör säkerhetsuppdateringar själva, och om något misslyckas får man automatisk en varning.

Testa återställningsförmågan och simulera incidenter regelbundet så att du vet hur systemet reagerar i skarpt läge. Lita inte blint på att backup och säkerhetssystem fungerar. Genom att återställa filer från backup och göra övningar som efterliknar en riktig attack eller en driftstörning kan du se hur systemen reagerar och hur snabbt ni kan vara igång igen.

Engagera och utbilda medarbetare i IT-säkerhet och se till att alla i organisationen får återkommande utbildning och påminnelser om enkla men viktiga säkerhetsrutiner. Till exempel att använda starka, unika lösenord, känna igen phishingförsök och förstå hur backup fungerar.

Ju mer du arbetar förebyggande, desto mindre blir risken att ett litet IT-problem växer till ett kostsamt avbrott och störning för företaget. En stabil IT-drift bygger på struktur, framförhållning och regelbunden uppföljning, och detta är något alla verksamheter kan åstadkomma med rätt fokus. Genom att göra det till en naturlig del av vardagen får du en IT-miljö som inte bara fungerar i vardagen utan också står emot störningar och säkerhetshot.

På Netmine hjälper vi företag att bygga en trygg och motståndskraftig IT-drift. Vi kartlägger risker, täpper till säkerhetshål och skapar processer som gör att din IT-miljö fungerar som den ska – varje dag.

Behöver du hälsostatus på er IT-säkerhet?

Kontakta oss för en IT-hälsokontroll där vi går igenom din miljö, identifierar svagheterna och ger dig en konkret plan för att förebygga driftstopp och dataintrång.